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Posta elettronica certificata obbligatoria (Pec) e dematerializzazione. Quali utilita’ per i privati
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Articolo di Deborah Bianchi*
15 ottobre 2009 12:38
 
Posta elettronica certificata o PEC obbligatoria per professionisti, imprese e p.a. rispettivamente entro il termine del 19 novembre 2009 per i primi, di tre anni dall’entrata in vigore della legge ( D.L. 29 novembre 2008 n. 185, decreto-anticrisi) per le seconde e non specificato per la terza.
 
Quali utilità per i privati?
Posto che i piani di semplificazione e di risparmio economico della p.a. impongono a quest’ultima il mezzo elettronico per ridurre la spesa, quale vantaggio può trarre un privato dall’adozione di questa nuova tecnologia?
L’interrogativo appare plausibile ove si consideri che la PEC funziona unicamente tra interlocutori che appartengono allo stesso ambiente PEC e che tale mezzo assicura la prova della spedizione e ricezione senza assicurare la paternità del contenuto.
Si metta inoltre in conto che la dematerializzazione del documento cartaceo è una prassi ancora poco utilizzata dal privato e dunque prende maggiormente forza la domanda: ho la possibilità di avere una ricevuta di ritorno della consegna del mio documento ma come assicuro l’integrità e la paternità del mio documento? All’esito dell’analisi di seguito riportata vedremo che si tratta di interrogativi a cui è possibile trovare una risposta.
 
Lo scarso valore probatorio riconosciuto alla comune e-mail nel nostro ordinamento ha determinato la necessità di elaborare a livello giuridico un mezzo costruito in modo tale da garantire le stesse caratteristiche della raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.
Il valore probatorio riconosciuto alla semplice e-mail ai sensi dell’art. 10 del Testo unico sulla documentazione amministrativa è da ricondursi all’art. 2712 c.c. ovvero a quello della forma scritta salvo che tale missiva non contenga un documento provvisto di firma digitale a cui la legge riconosce la stessa efficacia probatoria di un testo scritto e sottoscritto in forma autografa ai sensi dell’art. 2702 c.c. così come previsto dall’art 21 del Codice dell’amministrazione digitale.
I casi in cui il giudice ha accordato il decreto ingiuntivo sulla base di una normale e-mail (per esempio Trib. Cuneo, 15 dicembre 2003, n. 848(D.I.)) all’analisi sono risultati ipotesi di primo e incerto approccio al mondo del documento informatico.
Riguardo alla validità della documentazione inviata via e-mail, l’orientamento della giurisprudenza si è consolidato nel tempo ritenendo improduttiva di effetti giuridici e irrilevante tale comunicazione sottolineando la necessità di requisiti maggiormente sicuri in punto di prova dell’avvenuta spedizione-ricezione e della paternità del contenuto. Per amore di completezza viene segnalata una pronunzia della Suprema Corte che ha ritenuto che si possa dare rilevanza a una semplice e-mail inviata con la richiesta di conferma lettura allorquando il destinatario si relazioni al mittente con la funzione “rispondi” escludendo invece qualsiasi rilievo all’ipotesi della risposta con la funzione “letto”( Cass. Civ. 19/02/2008, n. 4061).
La premessa imprescindibile in questa materia risiede nel fatto che la posta elettronica non è di per sé documento informatico ma è un veicolo di trasmissione per comunicare i contenuti più disparati (documenti con valenza legale, immagini, suoni, giochi, virus ).
Il privato intenzionato a perfezionare trattative commerciali o comunque di valenza giuridica in rete può avvalersi dei vantaggi di risparmio e velocità di spedizione della posta elettronica purchè osservi i parametri dettati dalla legge per imprimere al mezzo tecnologico la validità desiderata.
Nell’ipotesi della comunicazione di una ricognizione di debito o di una promessa di pagamento, esattamente come nell’ambiente cartaceo, occorre predisporre un documento sottoscritto e inviarlo tramite raccomandata con ricevuta di ritorno.
Il documento informatico con valore di forma scritta e sottoscritta è unicamente quello provvisto di firma digitale. La raccomandata con ricevuta di ritorno on line è costituita dalla posta elettronica certificata.
Munirsi della firma digitale e di una casella di PEC non sono azioni affatto difficili. E’ sufficiente richiedere al certificatore di firma digitale il relativo kit e al certificatore di PEC l’attivazione del relativo servizio. Una volta ottenuti gli strumenti, il privato redige il proprio file, lo sottoscrive digitalmente con il software di firma acquistato e poi lo spedisce dall’indirizzo di PEC ottenuto dal certificatore.
 
L’introduzione della PEC nel nostro ordinamento offre un’opportunità in più al privato. Precedentemente infatti era possibile confezionare nel mondo elettronico un atto sottoscritto ma non era possibile inviarlo ottenendo una ricevuta opponibile ai terzi, adesso grazie alla posta elettronica certificata unitamente alla disciplina del documento informatico munito di firma digitale lo scambio di documentazione on line assume valore probatorio.
Un ulteriore vantaggio per il privato si individua nella modifica alla disciplina sulla conservazione sostitutiva che consente al detentore del documento cartaceo di sostituirlo con l’originale elettronico senza necessità degli adempimenti complessi previsti in precedenza.
Le ultime modifiche al Codice dell’amministrazione digitale (Cad) apportate dal DL anticrisi in punto di conservazione sostitutiva o dematerializzazione introducono delle semplificazioni.
L’art. 16, co. 12, D.L. anti-crisi modifica i commi 4 e 5 dell’art. 23 del Cad. In sostanza si consente che sia lo stesso responsabile della conservazione del documento cartaceo originale, c.d. originale analogico unico (originali analogici unici sono quei documenti per i quali non sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi), ad attestare la conformità all'originale della copia su supporto informatico del documento cartaceo, con l'apposizione della propria firma digitale e la validazione temporale a chiusura del processo. Il documento costruito in questo modo sostituisce l'originale a ogni effetto di legge.
Laddove con la precedente disciplina la conservazione sostitutiva risultava assai complessa, adesso grazie a questa novella si rende possibile la dematerializzazione degli originali analogici unici in maniera più semplice e diretta potendo provvedere immediatamente a cura del detentore salvo le eccezioni dettate da esigenze pubblicistiche che richiedano l’intervento del pubblico ufficiale.
Questo significa che il privato potrà dematerializzare anche contratti o polizze assicurative come già previsto dal regolamento Isvap n. 27 del 14 ottobre 2008 e poi magari inviarli tramite PEC ottenendo la ricevuta di spedizione e di consegna della documentazione spedita.
Individuati alcuni spunti di risposta ai nostri interrogativi iniziali soffermiamoci un attimo sulle caratteristiche principali del mezzo esaminato, indagandone i pregi e i difetti.
 
Posta Elettronica Certificata (PEC)
La posta elettronica certificata è il mezzo grazie al quale un soggetto mittente di una comunicazione ottiene documentazione elettronica attestante la spedizione e la consegna del proprio messaggio e degli eventuali allegati.
Il sistema prevede l’intervento di tre figure: il mittente, il destinatario e il gestore del servizio di PEC che costituisce il garante della certezza della spedizione e ricezione dei messaggi.
Quando il mittente invia la sua e-mail riceve dal suo gestore una ricevuta di presa in carico che equivale alla ricevuta di spedizione del contenuto della comunicazione e dei relativi allegati. A sua volta il gestore invia tale documentazione direttamente al destinatario o al gestore del destinatario. Quest’ultimo fa partire dal proprio server una ricevuta di consegna rivolta al mittente in cui si attesta che la posta si trova a disposizione nella casella PEC del ricevente.
La ricevuta di avvenuta consegna non dimostra ovviamente anche l’avvenuta lettura.
Nell’ipotesi di smarrimento di queste ricevute, il mittente può richiedere la traccia elettronica ai gestori che sono obbligati a conservarla per 30 mesi.
In caso di disguido dovuto a impossibilità di consegna, a virus o quant’altro, il gestore è tenuto a darne comunicazione entro le 24 ore successive alla spedizione.
I gestori PEC devono avere ottenuto una certificazione ISO 9000 e devono avere natura giuridica di società di capitali e capitale sociale interamente versato non inferiore a 1 milione di euro. Questo in quanto i particolari rischi dell’attività che può essere esposta ad attacchi informatici e a violazioni della data protection impongono un alto livello qualitativo della struttura e un grosso margine economico per far fronte alle eventuali richieste di risarcimento danni da parte dei clienti.
L’organismo posto a vigilanza della correttezza delle operazioni svolte in questo settore è stato individuato nel CNIPA ovvero l’autorità che si occupa di regolare l’introduzione delle nuove tecnologie nella pubblica amministrazione e che promuove lo sviluppo della società dell’informazione nel nostro Paese.
Il messaggio trasmesso con il protocollo PEC assicura il vantaggio di ottenere la stessa efficacia probatoria della notificazione a mezzo raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno ex art. 14 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico sulla documentazione amministrativa così come successivamente modificato dall’art 3 del DPR 11 febbraio 2005 n. 68 Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata: “Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”.
Ricapitolando: la PEC è il sistema attraverso cui è possibile inviare e-mail con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno opponibile ai terzi riguardo al giorno e all’ora rispettivamente di spedizione e di ricezione.

Liberi professionisti e PEC
La casella di PEC dei liberi professionisti sarà sempre aperta. I sistemi di posta certificata funzionano 24 ore al giorno. Le scadenze si intenderanno rispettate se l’invio verrà effettuato entro la mezzanotte dell’ultimo giorno utile.
La casella di posta piena sarà l’unica ipotesi di mancata ricezione, ipotesi di impossibilità della comunicazione che verrà addebitata a colpa del ricevente sul quale grava l’obbligo di tenere la casella sempre in buono stato di manutenzione come richiesto dalle norme di buona fede esecutiva ex art. 1375 c.c..
 
Processo civile e PECPCT
Occorre non confondere la PEC con la PECPCT che sarebbe la casella di posta elettronica certificata del processo civile telematico. L’art. 16, co.4, del DL anti-crisi stabilisce: “ Le disposizioni di cui al presente regolamento non si applicano all’uso degli strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo penale, nel processo amministrativo, nel processo tributario e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti, per i quali restano ferme le specifiche disposizioni normative”.
 
Criticità della PEC
Il rilievo principale in punto di criticità rivolto alla PEC è stato individuato nella mancanza di interoperabilità con altri sistemi.
La PEC infatti è attivabile unicamente all’interno del territorio italiano. Non è compatibile con gli altri sistemi internazionali.
Proprio sul fondamento di tale consapevolezza il Decreto anti-crisi ha costruito l’obbligo di dotarsi di posta certificata tramite PEC o “analogo indirizzo”. Tale strumento alternativo non viene puntualmente individuato, tuttavia risulta possibile ricostruirne le caratteristiche previste dalla legge. Deve trattarsi di un mezzo che assicuri l’attestazione della data e dell’ora rispettivamente della spedizione e della ricezione e che sia compatibile con analoghi sistemi internazionali.

* Deborah Bianchi, avvocato specializzato in diritto applicato alle nuove tecnologie, esercita nel Foro di Pistoia e Firenze in materia civile e amministrativa.
 
Quadro normativo di riferimento
Disciplina PEC
DPR 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata a norma dell’articolo 27 della legge n. 3 del 16 gennaio 2003”
Documenti tecnici collegati :
DM pubblicato in G.U. n. 266 del 15 novembre 2005 recante “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”
Circolare CNIPA n. 49 del 24 novembre 2005, G.U. n. 283 del 5 dicembre 2005 disciplina le modalità per presentare le domande di accreditamento per espletare l’attività di gestore PEC
 
Valore legale della PEC equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno
Art 14, DPR 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo unico in materia di documentazione amministrativa” così come modificato dal DPR 11 febbraio 2005 n. 68
 
Obbligatorietà della PEC per professionisti, imprese e p.a.
DL 29 novembre 2008 n. 185 (decreto anti-crisi) convertito nella Legge 28 gennaio 2009 n.2
 
Dematerializzazione e utilità per i privati
Art. 23 co.4 e5, D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”
Art. 16, co. 12, DL 29 novembre 2008 n. 185 (decreto anti-crisi) convertito nella Legge 28 gennaio 2009 n.2
CNIPA, DELIBERAZIONE 19 febbraio 2004 n.11
“Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a
garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”
 
Schema di funzionamento PEC

 

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