Smart working e geolocalizzazione: il Tribunale di Cosenza annulla la multa del Garante

La geolocalizzazione dei lavoratori in modalità agile non è automaticamente vietata dalla legge. A stabilirlo è il Tribunale civile di Cosenza con la sentenza n. 972 del 1° luglio 2026, che ha annullato integralmente una sanzione da 50.000 euro comminata dal Garante per la protezione dei dati personali a una pubblica amministrazione, ribaltando così il provvedimento dell'Autorità.

Come riporta La Legge per tutti, la decisione segna un punto di equilibrio inedito tra diritto alla riservatezza dei dipendenti ed esigenze organizzative dei datori di lavoro.

La vicenda nasce dal reclamo di una dipendente pubblica, autorizzata a svolgere la propria prestazione in smart working esclusivamente da tre luoghi previamente concordati nell'accordo individuale. L'ente utilizzava un'applicazione — denominata Time Relax — per la timbratura da remoto, capace di rilevare la posizione geografica del lavoratore al momento della marcatura. Nel corso di alcune verifiche, la dipendente era risultata connessa da un luogo diverso da quelli autorizzati: l'ente aveva quindi avviato un procedimento disciplinare, poi sospeso, mentre la lavoratrice aveva sporto reclamo al Garante e un esposto penale, successivamente archiviato.

Il Garante aveva sanzionato l'ente ritenendo che il monitoraggio configurasse un controllo costante e indiscriminato, in violazione del GDPR e della normativa nazionale sulla privacy. Secondo l'Autorità, la flessibilità intrinseca del lavoro agile non sarebbe per natura compatibile con verifiche puntuali su orari e luoghi di connessione.

Il giudice di Cosenza ha smontato questa impostazione. Il tribunale ha qualificato Time Relax come strumento di registrazione degli accessi e delle presenze — ai sensi dell'articolo 4, comma 2, dello Statuto dei Lavoratori — e non come apparecchio di controllo a distanza dell'attività lavorativa soggetto alle più stringenti garanzie del primo comma. La distinzione è decisiva: quando la posizione del dipendente viene acquisita esclusivamente nel momento della timbratura, senza consentire un monitoraggio continuo degli spostamenti, il sistema non equivale a una sorveglianza invasiva. Lo strumento, in altre parole, non va giudicato per le sue astratte potenzialità, ma per il modo in cui viene concretamente impiegato.

Nel caso specifico, le garanzie adottate dall'ente risultavano adeguate: era presente un accordo sindacale, i lavoratori avevano ricevuto un'informativa completa, il sistema era assistito dal consenso informato dei dipendenti, erano stati predisposti limiti tecnici alla raccolta dei dati, e l'applicazione era stata inserita nel Piano integrato di attività e organizzazione (Piao) 2024-2026. Il sistema, inoltre, non registrava dati al di là dell'orario di servizio.

La pronuncia ridimensiona anche il perimetro d'azione del Garante: il giudice ha sottolineato che l'Autorità deve vigilare sulla liceità del trattamento dei dati e sulla trasparenza delle informative, senza però entrare nel merito delle scelte organizzative dell'ente né stabilire quale modello di lavoro agile debba essere adottato. Il Garante ha provveduto a rimuovere temporaneamente il proprio provvedimento dal sito istituzionale in ottemperanza alla sentenza.

La decisione non apre però a una libertà assoluta di geolocalizzare i dipendenti. Restano problematici, e potenzialmente sanzionabili, i sistemi che consentono un tracciamento permanente, la ricostruzione degli spostamenti durante la giornata o il monitoraggio continuo della produttività tramite localizzazione. Chiunque intenda adottare sistemi analoghi dovrà in ogni caso effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (ove richiesta), predisporre un'informativa trasparente, sottoscrivere accordi con le rappresentanze sindacali o ottenere l'autorizzazione della direzione territoriale del lavoro, e impostare blocchi tecnici che impediscano la raccolta ininterrotta di dati di posizione.